Automatisering met een persoonlijke touch

Een op maat gemaakte e-mail flow met persoonlijke communicatie en een tijdbesparend systeem, dat is wat we hebben gerealiseerd voor Netwerk Palliatieve Zorg. Netwerk Palliatieve Zorg is een organisatie met een zeer belangrijk doel: een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven geven aan mensen die niet meer beter worden. Zo’n belangrijk doel moet op de juiste manier uitgedragen worden, en het liefst zo efficiënt en effectief mogelijk. En daar komen wij in beeld. 

Een responsive e-mail template met oog voor detail 

Voor Netwerk Palliatieve Zorg hebben we een nieuwe e-mail template ontwikkeld die naadloos aansluit bij hun behoeften en huisstijl. De hele look en feel is perfect afgestemd op Netwerk Palliatieve Zorg, met oog voor elk detail. Zo vertelt onze grafisch designer Gianni Ritchie: "We hebben alles tot in de puntjes vertaald naar de huisstijl van de klant, zelfs de verhoudingen van de kleuren zijn zorgvuldig afgewogen om een perfecte balans te creëren." Bij het vormgeven en versturen van de nieuwsbrieven is er aandacht besteed aan de content die naar de verschillende klanten wordt gestuurd. “We hebben meerdere blokken op maat gebouwd, specifiek voor de klant.” zegt Gianni. “Bovendien is de template volledig responsive, zodat de nieuwsbrieven ook op mobiele apparaten goed worden weergegeven.” 

Een tijdbesparende oplossing

Wat voor Netwerk Palliatieve Zorg misschien nog wel het meeste scheelt? De tijd die ze gewonnen hebben door het automatiseren van aanmeldingen! Door een koppeling te maken tussen de website en Brevo, het e-mail systeem, is het aanmeldingsproces van de scholing die ze bieden geautomatiseerd en geoptimaliseerd. “Dankzij het nieuwe systeem kunnen zorgprofessionals zich eenvoudig aanmelden via het aanmeldformulier op de website.” vertelt Thomas Huijser, product owner data & automation. “Na de aanmelding worden ze automatisch op een aanmeldlijst in Brevo geplaatst via een API-koppeling. Dat scheelt enorm veel handmatig werk. Bovendien ontvangen de deelnemers automatische notificaties en bevestigingsmails, waarin ze zich ook weer gemakkelijk kunnen uitschrijven. Dat zorgt voor een professionele en gestroomlijnde ervaring.” Uiteraard allemaal in de huisstijl en tone of voice van Netwerk Palliatieve Zorg!

Altijd up-to-date

Het scholingssysteem is verbonden met de beschikbare plaatsen op de website, wat ervoor zorgt dat de informatie altijd up-to-date is. Thomas vertelt over dit systeem: “Er kan worden ingesteld hoeveel mensen mee kunnen doen aan een scholing. Daarna worden ze automatisch in een wachtlijst gezet, en ook daarvan krijgen ze een passende bevestigingse-mail. Deze automatisering scheelt enorm veel handmatig werk en dus ook tijd.” Dankzij de agenda-module in de website kunnen de aanmeldingen en uitschrijvingen overzichtelijk beheerd worden. De API-koppeling zorgt ervoor dat het beheer van de lijsten automatisch in Brevo plaatsvindt, terwijl de aanmeldingen op de website worden geregistreerd. Deze naadloze integratie bespaart tijd en zorgt voor een soepel verloop van het proces. 

Automatisering onpersoonlijk? No way! 

De automatisering heeft geen afbreuk gedaan aan de persoonlijkheid. Die komt namelijk in iedere e-mail terug. Aan het begin van de e-mails worden de ontvangers aangesproken bij hun voornaam. Klein detail, zul je wellicht denken, maar geloof ons: het effect is groot. De vriendelijke tone of voice van Netwerk Palliatieve Zorg komt duidelijk naar voren in elke tekst en in ieder visueel element. Dit is met zorg doorgevoerd door Gianni: “We willen dat elke interactie warm en persoonlijk aanvoelt, vooral gezien het gevoelige onderwerp van palliatieve zorg.”  

Een volledige flow in één huisstijl 

De hele e-mailflow is geïntegreerd in één huisstijl die overal terugkomt, van de nieuwsbrief tot in de bevestigingsmails. Het resultaat is een professioneel ogend geheel. De vriendelijke tone of voice komt niet alleen terug in de e-mails, maar ook in de branding en in de website. Dat is het voordeel van alles onder één dak uitbesteden: alles matcht volledig met elkaar en de verschillende onderdelen komen prachtig samen. Met een naadloze integratie tussen website en e-mail, een consistente huisstijl en een persoonlijke benadering, zorgen wij ervoor dat Netwerk Palliatieve Zorg zich kan blijven focussen op het bieden van waardevolle zorg, terwijl wij zorgen voor een vlekkeloze communicatie met hun doelgroep.